Cambiar de plataforma escolar requiere acordar qué información se conservará, quién la revisará y cuándo comenzará a trabajar cada equipo. Esta guía propone una lista de entregables para conversar con su proveedor actual y con el nuevo antes de fijar la fecha del cambio.
Defina qué necesita resolver con el cambio
Reúna a dirección, administración y docentes. Elija los procesos que hoy generan trabajo repetido: registrar notas, consultar pagos, controlar asistencia o informar a las familias. Describa un recorrido concreto para cada uno y úselo durante las demostraciones. Si su prioridad es consultar el estado de cuenta de un estudiante, pida ver cómo se registra un movimiento y cómo llega a ese estado de cuenta. La decisión debe apoyarse en procesos que su equipo puede comprobar.
Separe los datos necesarios del archivo histórico
Prepare un inventario por tipo de información: estudiantes, responsables, grados, secciones, asignaciones docentes, calificaciones y saldos. Para cada grupo, anote el ciclo al que pertenece, el formato disponible y quién puede exportarlo. Decida qué necesita dentro del nuevo sistema desde el primer día y qué puede conservar como archivo de consulta. El historial de varios años puede requerir un tratamiento distinto al de los estudiantes del ciclo actual.
Acuerde la exportación y el alcance de la importación
Consulte con el proveedor actual cómo obtener los archivos y hasta cuándo tendrá acceso. Con el nuevo proveedor, confirme cuáles acepta, qué campos necesita y quién corregirá los datos incompletos. Documente costos, responsabilidades y exclusiones en la propuesta. Una hoja de cálculo disponible para descargar no demuestra que otro sistema pueda importarla directamente. En EduGes revisamos los archivos y el alcance de la preparación de información durante la implementación; la compatibilidad debe confirmarse para cada colegio.
Pruebe con una muestra antes de trasladar el conjunto
Construya una muestra con las situaciones que realmente necesita evaluar: un estudiante con dos responsables, hermanos vinculados a la misma familia, un docente con varias secciones y una cuenta con movimientos pendientes. Utilice datos de prueba en las demostraciones públicas. Para una migración real, acuerde el canal de transferencia con acceso limitado. Revise los vínculos y los totales de la muestra antes de autorizar la carga completa.
Valide registros y saldos con responsables distintos
La persona que prepara un archivo y la que lo revisa pueden detectar errores diferentes. Secretaría debe comprobar estudiantes, grados y responsables; coordinación académica, materias y docentes; administración, saldos y movimientos incluidos. Compare la cantidad de registros y revise casos individuales. Conserve el archivo de origen y una lista de diferencias para corregirlas. Defina por escrito qué información queda aceptada y qué requiere revisión antes de operar.
Fije una fecha de corte y un lugar para cada registro
Acuerde el último día en que se registrarán cambios en el sistema anterior y el momento en que comenzará la operación nueva. Si ambos estarán disponibles durante una transición, indique dónde se debe registrar cada proceso. Anotar un pago o una calificación en dos lugares sin una regla clara produce diferencias difíciles de rastrear. Prepare también un procedimiento para continuar el trabajo si una validación impide comenzar en la fecha prevista.
Capacite por tarea y comunique el acceso a las familias
Prepare recorridos breves para cada rol: publicar una tarea, consultar una nota, revisar una asistencia o atender una consulta de cobros. Antes de distribuir accesos, compruebe los vínculos entre responsables y estudiantes. El mensaje a las familias debe indicar la fecha de inicio, el enlace oficial y el canal de ayuda. Después del arranque, reúna las preguntas recurrentes y ajuste las instrucciones.
Prepare la conversación con EduGes
Lleve a la demostración su lista de procesos, los formatos que puede exportar y la fecha en que desea comenzar. Con esa información revisamos los módulos, la preparación de datos y el acompañamiento que necesita su institución. No existe un plazo único de migración: depende de la calidad de los archivos, el historial acordado y las validaciones del colegio.
| Información | Quién la valida | Evidencia que debe quedar |
|---|---|---|
| Estudiantes y responsables | Secretaría | Totales comparados y vínculos familiares revisados |
| Grados, materias y docentes | Coordinación académica | Asignaciones verificadas con cada responsable |
| Saldos y movimientos | Administración | Fecha de corte y diferencias resueltas |
| Accesos | Responsable de implementación | Pruebas de cada rol y canal de ayuda definido |
Lista para decidir si el colegio está listo
- Inventario y copia de los archivos de origen disponibles.
- Formatos y alcance de la carga confirmados por el proveedor.
- Muestra revisada por las áreas responsables.
- Diferencias registradas y resueltas antes del inicio.
- Fecha de corte y procedimiento de contingencia acordados.
- Capacitación por rol e instrucciones de acceso preparadas.
Conozca las herramientas de EduGes
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