Política de Privacidad – EduGes Cloud Platform

1. Introducción

Esta Política de Privacidad describe cómo EduGes Cloud Platform (“EduGes”, “nosotros”, “nuestro”) recopila, utiliza, comparte, conserva y protege los datos personales cuando una persona:

• Visita el sitio web eduges.com.gt .
• Utiliza la plataforma escolar en la nube cloud.eduges.com.gt .
• Utiliza la aplicación móvil oficial EduGes para Android.

Estos servicios forman parte del ecosistema EduGes Cloud Platform y se encuentran sujetos a esta Política de Privacidad.

2. Responsable del tratamiento

EduGes es una plataforma de gestión escolar en la nube desarrollada para instituciones educativas.

En la mayoría de los casos, el Centro Educativo es el Responsable del tratamiento de los datos personales de estudiantes, padres, responsables, docentes, personal administrativo y otros usuarios vinculados con la institución, debido a que determina qué información se registra y con qué finalidad.

EduGes actúa como Encargado del tratamiento o procesador, siguiendo las instrucciones del Centro Educativo y lo establecido en el contrato del servicio.

Cuando EduGes trata información para fines propios, como soporte técnico, facturación, seguridad, atención comercial o cumplimiento legal, puede actuar como Responsable únicamente respecto de dichas finalidades.

3. Servicios cubiertos

Esta Política aplica a los siguientes servicios oficiales:

Aunque estos servicios cumplen funciones distintas, todos forman parte del ecosistema EduGes Cloud Platform.

4. Datos personales que podemos tratar

Dependiendo de los módulos contratados y habilitados por el Centro Educativo, podremos tratar las siguientes categorías de información.

A. Datos de navegación y seguridad

• Dirección IP.
• Tipo de dispositivo.
• Sistema operativo.
• Navegador.
• Idioma.
• Fecha y hora.
• Páginas visitadas.
• Registros de acceso.
• Eventos de seguridad.
• Cookies técnicas necesarias.
• Identificadores técnicos del dispositivo o navegador.

B. Datos de cuenta y contacto

• Nombres y apellidos.
• Nombre de usuario.
• Correo electrónico.
• Número telefónico.
• Rol dentro de la plataforma.
• Centro educativo al que pertenece la cuenta.
• Credenciales protegidas.
• Registros de autenticación y acceso.

C. Información académica y administrativa

Cuando corresponda, podremos tratar:

• Grados, carreras, secciones, jornadas y ciclos escolares.
• Inscripciones y registros académicos.
• Asistencia.
• Tareas.
• Evaluaciones y exámenes.
• Calificaciones.
• Horarios.
• Calendarios y actividades académicas.
• Comunicaciones internas.
• Observaciones e incidencias.
• Reportes y expedientes.
• Otros registros configurados por la institución educativa.

D. Archivos y contenido generado por el usuario

• Documentos.
• Archivos PDF.
• Fotografías e imágenes.
• Videos.
• Grabaciones de voz o sonido.
• Tareas y archivos adjuntos.
• Mensajes.
• Otro contenido generado dentro de la plataforma.

E. Información financiera y administrativa

Cuando el Centro Educativo habilite estos módulos, podremos tratar:

• Estados de cuenta.
• Pagos.
• Recibos.
• Facturación.
• Ingresos y egresos.
• Solvencias.
• Estadísticas financieras.
• Reportes contables y administrativos.

F. Consultas realizadas a EduGes IA

Cuando el usuario decide utilizar EduGes IA, podremos tratar:

• El mensaje escrito por el usuario.
• La transcripción de voz generada en el dispositivo cuando se utiliza el modo de voz.
• Un historial reciente y limitado de la conversación.
• Únicamente el contexto escolar estrictamente necesario para responder la consulta.

Este contexto puede contener información personal, académica, administrativa o financiera únicamente cuando resulte indispensable para responder la solicitud autorizada del usuario.

Por ejemplo:

• Un estudiante únicamente podrá consultar información autorizada para su cuenta y rol.
• Un padre, madre o responsable únicamente podrá consultar información de los estudiantes vinculados y autorizados en su cuenta.
• Un docente únicamente podrá consultar información relacionada con los cursos, grupos o funciones asignados.
• Un administrador únicamente podrá consultar la información permitida por sus funciones y permisos institucionales.

5. Finalidades del tratamiento

Utilizamos la información para:

• Operar los módulos académicos, administrativos y financieros.
• Crear y administrar cuentas, accesos, funciones y permisos.
• Autenticar usuarios y proteger las sesiones.
• Gestionar asistencia, tareas, evaluaciones y calificaciones.
• Generar reportes, constancias y otros documentos solicitados.
• Enviar notificaciones y comunicaciones operativas.
• Proporcionar soporte técnico y atención al cliente.
• Mantener y mejorar el rendimiento y estabilidad de los Servicios.
• Detectar fraude, abuso y accesos no autorizados.
• Proteger los Servicios contra ataques y actividades automatizadas.
• Gestionar contratos, facturación y cobros.
• Cumplir obligaciones legales aplicables.
• Generar respuestas mediante EduGes IA cuando el usuario decida utilizar esa función.

6. Base del tratamiento

Tratamos la información según corresponda con base en:

• La prestación del servicio contratado por el Centro Educativo.
• El interés legítimo en mantener la seguridad, prevenir abusos y mejorar la estabilidad técnica de los Servicios.
• El consentimiento del usuario cuando resulte necesario.
• El cumplimiento de obligaciones legales aplicables.

7. EduGes IA: asistente virtual

EduGes IA es una función opcional de la plataforma.

Antes del primer uso, la aplicación muestra un aviso independiente que explica el tratamiento de la información y solicita una acción expresa de aceptación.

El usuario puede seleccionar “Ahora no” y continuar utilizando las demás funciones autorizadas de EduGes sin utilizar el asistente virtual.

Cuando el usuario acepta y realiza una consulta, EduGes transmite de forma cifrada a DigitalOcean Serverless Inference únicamente:

• El mensaje escrito.
• La voz previamente transcrita en el dispositivo.
• El historial reciente indispensable para mantener el contexto de la conversación.
• El mínimo contexto escolar necesario para preparar la respuesta.

EduGes aplica medidas de minimización de datos, incluyendo:

• Exclusión de contraseñas.
• Exclusión de identificadores internos cuando no sean necesarios.
• Exclusión de rutas y metadatos internos innecesarios.
• Limitación del historial de conversación.
• Limitación del tamaño de las consultas.
• Exclusión del nombre del usuario o del centro educativo cuando no sea necesario para generar la respuesta.

De acuerdo con la documentación vigente de DigitalOcean Serverless Inference, las entradas y respuestas síncronas se procesan bajo una política de retención cero y no se almacenan para entrenamiento de modelos ni para registros ordinarios del proveedor.

EduGes no autoriza al proveedor a vender esta información, utilizarla para publicidad ni tratarla para finalidades propias incompatibles con la prestación del asistente.

8. Menores de edad

EduGes presta servicios a instituciones educativas y puede tratar información correspondiente a niños, niñas y adolescentes.

El Centro Educativo y, cuando corresponda, los padres, madres o responsables legales deberán gestionar las autorizaciones, avisos y procedimientos correspondientes conforme a la normativa y a las políticas internas de la institución.

EduGes se compromete a:

• Minimizar la información tratada.
• Aplicar controles de acceso y permisos por rol.
• Utilizar la información únicamente para finalidades educativas, administrativas y de seguridad.
• No realizar marketing directo a estudiantes menores de edad.
• Limitar el contexto enviado a EduGes IA a lo estrictamente necesario.

9. Proveedores y destinatarios

Podemos comunicar información únicamente cuando resulte necesario a:

• Proveedores de alojamiento, infraestructura y almacenamiento.
• Proveedores de correo electrónico, notificaciones y mensajería.
• Servicios de monitoreo, seguridad y prevención de abuso.
• Cloudflare Turnstile u otros servicios equivalentes de protección contra bots.
• DigitalOcean Serverless Inference cuando el usuario utiliza EduGes IA.
• Integraciones solicitadas o habilitadas por el Centro Educativo.
• Autoridades competentes cuando exista una obligación o requerimiento legal válido.

Los proveedores deben recibir únicamente la información necesaria para prestar sus servicios y aplicar medidas razonables de seguridad y confidencialidad.

EduGes no vende ni cede datos personales a terceros para fines comerciales propios.

10. Transferencias internacionales

Al tratarse de un servicio en la nube, algunos proveedores tecnológicos pueden almacenar o procesar información fuera de Guatemala.

En esos casos, procuramos seleccionar proveedores que ofrezcan medidas razonables de seguridad, confidencialidad y protección de datos.

11. Seguridad de la información

Aplicamos medidas técnicas y organizativas acordes con el nivel de riesgo, incluyendo:

• Cifrado de datos en tránsito mediante HTTPS/TLS.
• Control de acceso y permisos por rol.
• Autenticación y protección de sesiones.
• Registro y monitoreo de eventos de seguridad.
• Protección contra bots, fraude y abuso.
• Medidas para prevenir accesos no autorizados.
• Minimización de los datos enviados a proveedores externos.

La información perteneciente a cada institución educativa se mantiene lógica y operacionalmente aislada de la información de otras instituciones que utilizan la plataforma.

Ningún sistema puede garantizar seguridad absoluta. Sin embargo, trabajamos para prevenir la pérdida, alteración, acceso o divulgación no autorizada de información.

12. Conservación de datos

• Los datos de cuenta, académicos y administrativos se conservan mientras exista la relación con el Centro Educativo y durante el tiempo que este determine, salvo obligaciones legales, de auditoría, respaldo o seguridad.
• Los registros técnicos y de seguridad se conservan durante períodos razonables para prevenir fraude, investigar incidentes y mantener la estabilidad del servicio.
• Las solicitudes comerciales se conservan durante el tiempo necesario para atenderlas o hasta que se solicite su eliminación, cuando corresponda.
• Las consultas síncronas enviadas a DigitalOcean Serverless Inference se someten a la política de retención indicada en la sección de EduGes IA.

13. Derechos de los titulares

El titular de los datos puede solicitar:

• Acceso a su información.
• Corrección o actualización.
• Eliminación, cuando corresponda.
• Limitación u oposición al tratamiento en los casos aplicables.

Cuando la información pertenezca a un Centro Educativo, la solicitud podrá requerir coordinación con el administrador del establecimiento, debido a que normalmente el Centro Educativo es el Responsable del tratamiento.

Para ejercer estos derechos, puede escribir a soporte@eduges.com.gt o comunicarse al +502 4706 7301.

14. Eliminación de cuenta y datos

Las solicitudes de eliminación pueden realizarse desde:

https://cloud.eduges.com.gt/data-deletion

Cuando una solicitud sea aprobada, se eliminará la cuenta y la información asociada que corresponda.

Si determinados registros deben conservarse por razones legales, contables, de auditoría, seguridad o prevención de fraude, se informará esa situación al solicitante cuando corresponda.

La desactivación temporal de una cuenta no sustituye su eliminación definitiva.

15. Cookies y tecnologías similares

Podemos utilizar cookies técnicas y otras tecnologías necesarias para operar, proteger y mantener las sesiones de los Servicios.

El sitio web puede utilizar Cloudflare Turnstile para verificar que las solicitudes sean realizadas por personas y prevenir bots, abuso o ataques automatizados.

Este servicio puede procesar señales técnicas del navegador y del dispositivo necesarias para realizar la verificación.

Cuando se incorporen cookies no esenciales, se solicitará el consentimiento correspondiente cuando resulte aplicable.

16. Cambios a esta Política

Podemos actualizar esta Política de Privacidad para reflejar modificaciones en los Servicios, proveedores, medidas de seguridad o requisitos normativos.

La versión vigente estará disponible en: https://eduges.com.gt/politicas-de-privacidad/

Cuando un cambio afecte el tratamiento realizado por EduGes IA, podremos solicitar nuevamente la aceptación del aviso correspondiente.

17. Contacto